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メールとチャット、仕事でどう使い分ける?効果的な活用ヒント

ビジネスでの連絡手段といえばメールが一般的ですが、最近はビジネスチャットを使う会社も随分増えてきました。とはいえ、メールは今も重要なツールですから、ビジネスチャットを導入した企業は、メールとチャットの両方を利用することになります。ここで問題になるのが、どうやって使い分けるかです。

メールとチャットの使い分けが曖昧なままだと、せっかくチャットを導入しても、非効率的な運用になってしまいかねません。社外とはメールで連絡する企業がほとんどだと思いますので、この記事では社内でのメールとチャットの使い分けのヒントをご紹介します。

大人数がかかわるプロジェクトならチャットのほうが効率的

ある程度の人数がかかわるプロジェクトで、複数人で同時にコミュニケーションを取る必要がある場合、チャットを使ったほうが圧倒的に効率が良いです。メールだとCCをたくさんつけたり、返信先を都度変更したりしなければいけなくなり、非効率的なばかりか、連絡漏れなどのミスが容易に発生してしまいます。ひとつのプロジェクトやワークフローにおいて3〜4人以上で連絡を取り合う必要があるなら、基本的にはチャットを使うのがおすすめです。

エビデンスを残したいときや単なる告知はメールで

チャットは簡単かつスピーディーにコミュニケーションを取れる便利なツールですが、一方で契約関連など重要なやり取りを扱うのにはあまり向いていません。チャットツールによってはメッセージの編集や削除が可能なので、メールに比べるとどうしても信頼性が落ちてしまうのです。メッセージの内容や添付ファイルなどでエビデンスを残しておきたいときは、メールを使うようにしましょう。また、返信が不要な単なる告知などは、「何か返信しなくては」というプレッシャーが少ないメールを使うほうが良いかもしれません。

チャットは自分用のストレージやメモとして活用する方法も

多くのチャットツールでは、自分宛てにメッセージやファイルを送信することができます。自分宛てのチャットルームは、ちょっとしたストレージやメモとして活用できて便利です。パソコンとスマートフォン両方にアプリをインストールしておけば、「スマホでダウンロードしたファイルをパソコンで使いたい」というようなときにも、自分宛てチャットを使って簡単にファイル送信ができてしまいます。

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