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最近よく聞く「シャドーIT」って? 企業はどう対応すべき?

この頃何かと話題に上ることの多い働き方改革。生産性向上や個人のワークライフバランス改善といった効果が期待されていますが、その成功への鍵としてITの積極活用が脚光を浴びています。プライベートの生活ではスマートフォンやオンラインストレージなど便利なテクノロジーを使うのが当たり前になりましたが、ビジネスの世界ではまだまだITの活用が浸透しきっているとは言えません。テクノロジーの力をうまく業務推進のパワーに変えていけるかどうかが、今後ワークスタイル変革の成否を左右する鍵となるでしょう。

しかし近年、ビジネスでのIT活用においてあるひとつの問題が浮上しています。それが今回取り上げる「シャドーIT」です。シャドーITとは何なのか、そして企業はシャドーITにどう対応していくべきなのか、探ってみたいと思います。

シャドーITとは何か

シャドーITは、会社が把握していない、あるいは許可していないITデバイス(ノートパソコン、スマートフォン、タブレットなど)やクラウドサービス(オンラインストレージ、クラウドメールなど)の業務利用を指す用語です。

たとえば、社員が会社に許可を得ずオンラインストレージに業務ファイルをアップロードしたり、ビジネスメールを勝手に個人のクラウドメールに転送したりするのは、シャドーITにあたります。また、会社に知らせないで個人用のスマートフォンで社内メールを受信したり、許可なく業務連絡をコンシューマ向けチャットアプリで行ったりするのも、同じくシャドーITとみなされます。

シャドーITが引き起こす潜在的なリスク

ほとんどの場合、シャドーITをしてしまっている本人にリスクある行為をしている自覚はありません。スマートフォン、クラウドメール、チャットアプリ、オンラインストレージといったものをビジネスで使うのは、もちろん業務効率を上げたり、仕事をやりやすくしたりするため。実際、シャドーITで生産性が向上しているケースは多いでしょう。

しかしこれには、情報流出を始めとする深刻なセキュリティリスクが伴います。シャドーITにおける情報漏洩の経路は主に2つ。ひとつはコンシューマ向けサービスゆえのセキュリティ機能の弱さによって情報が外部に漏れるパターンで、たとえば英語のビジネス文書を読むのにオンラインの翻訳サイトを使うと、その内容がサービス提供会社や第三者に予期せず渡ってしまう可能性もゼロではありません。

もうひとつ、より危険性と発生率が高いのが、個人の認識の甘さや確認不足などからうっかり情報漏洩してしまうパターンです。たとえば多くのオンラインストレージには共有機能がついていますが、サービスによっては一部のフォルダがデフォルトで公開設定になっていたり、知らないうちにアップロードしたファイルを友人と共有する設定になっていたりすることがあります。シャドーITが横行していると、たった一人の社員がちょっとしたミスを犯すだけで、会社全体を揺るがす大ダメージを与えてしまいかねないのです。

企業はシャドーITにどう対処すべきか

それでは、企業はこうしたシャドーITにどう対処していけば良いのでしょうか。シャドーITへの対応で大切なのが、「実態を正確に把握すること」と「代替案を用意する」ことです。まずは自社でどれだけシャドーITが広がっているのか、アンケートや聞き取りなどを通して実態を正確に掴むことから始めましょう。最低限「どれくらいの社員がシャドーITを使っているのか」「どんなデバイスやサービスが利用されているのか」「シャドーITを使う目的や理由、背景は何なのか」をしっかり掴む必要があります。

その上で、現状シャドーITで使われているサービスなどに対する代替案を検討し、提示していくことが求められるでしょう。「シャドーITは危険だから禁止」と言うだけでは、問題は何も解決しません。シャドーIT利用の裏には、大抵それなりに合理的な理由があります。一方的な全面禁止は、社員の心理的な反発を招いたり、かえってシャドーITの横行を広げたりしてしまいかねません。コンシューマ向けチャットアプリの業務利用が広がっているのであれば思い切って社内一斉にちゃんとしたビジネスチャットを導入するなど、シャドーIT利用の背景にある社員のニーズに応える形での問題解決を探ることが、セキュリティリスクを減らすことにも、生産性を高めることにもつながります。

これからの時代、テクノロジーとビジネスはますます切っても切れない関係になっていくでしょう。会社側で率先してIT活用を進めていくことが、シャドーITをなくす一番の方法かもしれません。

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