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便利なはずが逆効果? ビジネスチャットの「適度」な使い分け入門

今、社内コミュニケーションツールのひとつとしてビジネスチャットを導入する企業が増えています。手軽に、効率的にコミュニケーションを取れるビジネスチャットは、働き方改革で注目されているツールでもあります。

ビジネスチャットというとメリットばかりが取り上げられがちですが、デメリットがまったくないというわけではありません。この記事では、ビジネスチャットのデメリットと、その対策についてご紹介します。

コミュニケーション量の増加で悪影響が出ることも

ビジネスチャットを導入すると、メッセージのやり取りによってコミュニケーション量が増えることがほとんどです。しかしその手軽さゆえ、頻繁にメッセージを交わすような状況が常態化すると、業務に対する集中力が損なわれてしまうこともあります。

また、ビジネスチャットで業務時間外や休日の連絡が増えたり、業務と直接関係のない私的なやり取りが横行したりすることで、心理的な疲れを感じる従業員が出てくる可能性も。ビジネスチャットの導入が、ワークライフバランスに悪影響を及ぼすリスクすらあるのです。

頻繁なやり取りや業務ツールの競合が生産性ダウンになるリスク

生産性向上は、ビジネスチャットを導入する大きなメリットです。しかし正しく運用しないと、ビジネスチャットがかえって生産性低下を招いてしまうこともあるので注意しなければいけません。たとえば、ビジネスチャットでの連絡ペースがあまりにも頻繁だと、チャットの確認や返信がタスクのひとつになってしまい、業務効率が下がってしまいます。

また、ビジネスチャットやメール、社内SNS、その他のコラボレーションツールなどが社内で競合することで、「どんなときにどのツールを使えばいいのか」が曖昧になってしまうケースもあります。そうすると業務上のやり取りやファイルなどが分散してしまい、生産性低下を招いてしまいかねません。

適切な使い分けと目的意識の共有がデメリット克服のカギに

それでは、ビジネスチャット導入で考えられるこれらのデメリットを克服するためには、どうすればいいのでしょうか?

カギとなるのが、「ツールの適切な使い分け」と「ビジネスチャット導入の目的意識の共有」です。まず、「部署内の連絡はビジネスチャット、部署をまたぐ際や社外との連絡の際はメール」「個別の連絡はビジネスチャット、全体共有や全体連絡は社内SNS」といったように、社内で導入されている各種ツールの使い分けをきちんとルール化し、明確にする必要があります。次に、「なぜビジネスチャットを導入するのか」「ビジネスチャットはどういう目的のときに利用して、逆にどういう目的のときには利用しないのか」という目的意識の共有を徹底することが大切です。

そしてさらに効果的なのは、クラウド型のユニファイドコミュニケーション(UCaaS)を導入すること。業務で使うコラボレーション/コミュニケーションツールをUCaaSで統一すれば、各種ツールの競合による生産性低下を引き起こすことなく、ビジネスチャット導入の利点を最大限に得られます。気になる方は、ぜひブロードソフトのUCaaS製品「UC-One」をチェックしてみてください。

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