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オンライン会議の強い味方「画面共有」のメリットとは?

リモートワークという選択肢が徐々に多くの企業の間で広がっていく中、ビデオ通話などを使ってオンライン会議を開催することもごく一般的になってきています。リモートワークのメリットをそのまま活かしつつ、チームの方向性を共有したり進捗を報告し合ったりする場として、オンライン会議の需要はこれからますます高まっていくことでしょう。

そんなオンライン会議ですが、実際に参加者全員がひとつの場所に集まるわけではないので、コミュニケーションの難しさや、モチベーションの統一など、リモートならではの課題があるのも事実です。そこでおすすめしたいのが、「画面共有」の積極活用。今回は、オンライン会議における画面共有のメリットについてご紹介します。

どんなファイルでも、見てもらいたい箇所を瞬時に共有できる

画面共有の何よりのメリットは、どのようなファイルであっても、見てもらいたい箇所をすぐにシェアできる点です。ファイルを確認してもらいたいだけならチャットなどでファイルを送信するだけでも良さそうですが、ここで問題となりがちなのが、ファイルの互換性です。同じOSを使っていても、「このパソコンだとなぜかこのファイルがうまく開けない」というのはよくある話ですし、メンバーにWindowsユーザーとMacユーザーがいればなおさらですよね。

画面共有であれば自分の画面を見せるだけで済むので、ファイルの互換性を気にする必要は一切ありません。さらに見せたい箇所を瞬時に共有できるので、「このパワーポイントの○○ページのここに注目してください」といった説明や、そのページを全員が開くまでの時間的なロスが発生しないのも嬉しいポイントです。

会議の生産性を高めることができる

オンライン会議では、通常の会議以上に、生産性やモチベーションの維持が課題となります。事前に必要なファイルをメールで共有していても、全員が会議中にそれを開いてくれているとは限りません。そこで事前のファイル共有と併せて、会議中の画面共有を積極的に行うことによって、参加者のフォーカスをある程度統一しておくことができます。

さらに、参加者を画面に映しておくだけだと会議全体が単調になってしまいがちですが、適宜画面共有を挟み込むようにすれば、参加者の注意を引くちょうど良い要素となり、ミーティングの生産性向上が期待できるでしょう。

操作の説明やデモが一気に簡単になる

業務でウェブアプリなどを使うことが多くなるにつれ、必要な機能の操作方法を説明したり、新規導入予定のソフトウェアのデモを見せたりといった機会は急増しています。そんなとき、画面共有を使えば、リモートで働いているメンバーにもごく短時間で説明やデモを行うことが可能に。これなら、マニュアルなどを読んでもらうよりも確実に伝わりますよね。

ブロードソフトでは、UC-OneTeam-Oneなど、画面共有機能とビデオ会議機能、さらにチャットや音声通話がオールインワンで利用できる便利なコラボレーションツールをご提供中。無料デモもご用意しておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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