Ciscoについて CISCO ブロードソフトは現在シスコの一部です。 詳細はこちら

ビジネスチャット導入の成功に必要な「意識改革」

今やすっかり私たちの生活の一部として定着したメッセージングアプリ。以前と比べれば、友人や家族とのコミュニケーションなど、プライベートの場面でメールを使う機会はだいぶ減りましたよね。

そうした変化の流れが、ようやくここ2、3年で、一気にビジネスの世界にもやって来ました。働き方改革の波とも相まって、ビジネスチャットを導入する企業数は増え続けています。

しかし一方で、せっかく取り入れたビジネスチャットを効果的に活用できている企業はそれほど多くないのが現実です。その成否の鍵を握るのは、一体どんな部分なのでしょうか?

ビジネスチャットを社内でどう位置付けるか?

「ビジネスチャットを導入したものの、誰も使わなくてそのうちフェードアウトしてしまった」「一応ビジネスチャットも利用されているけれど、重要な内容や上司への連絡では使いづらい雰囲気がある……」そんな声をよく耳にします。それなりのコストや労力をかけて導入しても有効活用できないという状況の根底にあるのが、「ビジネスチャットの位置付けの曖昧さ」です。

社内のコミュニケーション戦略全体を見渡したときに、ビジネスチャットがどのような位置付けで、どういった役割を果すのか――。それを始めに明確化して、社内での意識統一を図る必要があります。

「ビジネスチャット」と言うとどこかカジュアルな響きがあり、特に率先して利用拡大を先導するべきマネジメント層が軽く捉えがちです。しかしビジネスチャットが持つパワーを最大限活かすには、チャットだからといって軽視せず、他のメールや電話といったコミュニケーション手段と同様に取り扱う「意識改革」が欠かせません。

テクノロジーの力を取り入れる重要性

ビジネスチャットを導入しているかどうかに関わらず、未だに多くの企業には「テクノロジー」を積極利用することをためらうようなカルチャーが根強く残っています。しかしこれだけ日常生活においてメッセージングやオンラインストレージなど便利なITサービスが普及した今、テクノロジーの存在を無視することは利点よりも弊害のほうが大きくなりつつあります。

たとえば、セキュリティ面の懸念から、社内でのビジネスチャットやクラウドサービスの使用を禁止していたとしましょう。一見この戦略に間違いはないように思えますが、問題は個々の社員レベルでの利用実態です。先述の通り、普段のプライベートではチャットもクラウドサービスもごく当たり前の存在。一人ひとりの社員、特に若いメンバーは、その便利さと有用性を知り尽くしています。そうすると、業務でのちょっとした連絡にメッセージングアプリを使ったり、部署内でのファイル共有にオンラインストレージを使おうとしたりするのはある意味当然の流れです。

こうした可能性を直視せずにただ「使用禁止」を通達するだけで止まっていては、かえってコンシューマ向けサービスの利用が知らぬ間に広がることにつながり、セキュリティ上のリスクとなってしまいます。ここでもやはり、最新テクノロジーをマイナスに捉えず、積極活用に転じるという「意識改革」が求められているわけです。

有効活用でビジネスチャットを成長エンジンに

ビジネスチャットやテクノロジー活用の面において必要とされる意識改革にいくつかのステップがあるとするなら、これまで見てきたように最初の段階は「テクノロジーの利用を後ろ向きに捉えない」、次の段階は「ビジネスチャットを軽視せずに社内での位置付けを統一する」というステップでしょう。そしてさらにひとつ上の段階として見据えておきたいのが、「ビジネスチャットを有力な成長エンジンとして認識する」というフェーズです。

社内コミュニケーションの効率化は、業務全体のスピード感を高めるとともに、部署の垣根を越えたコラボレーションを促進し、クリエイティビティや生産性を上げる効果もあります。その最大の推進力となりうるのが、ビジネスチャットなのです。

意識改革とセットにしたビジネスチャット導入はきっと、単なるコミュニケーション改善を超えた、大きなプラスの効果をあなたの会社にもたらしてくれるでしょう。

ビジネスチャットやファイル共有、ライブミーティング機能などが一体になった新時代のビジネスコラボレーションアプリ「Team-One」の詳細はこちら→
アプリひとつでスッキリ完結! ブロードソフトTeam-One