オンラインでのミーティングを成功させるための3つの鍵

働き方の多様化やグローバル化の進行によって、チームメンバーが複数のオフィスや拠点に散らばっているのは、もはや珍しいことではなくなりました。定期的なミーティングをオンラインで開催しているというチームも多いでしょう。

オンラインでミーティングを開催するのは、時間やコストの削減につながり、非常に効率的なスタイルだといえます。しかし、実際に顔を合わせるわけではないので、オンラインならではの難しさがあるのも事実です。

そこで今回は、オンラインでのミーティングを成功させるために有効な3つの鍵について見ていきたいと思います。

重要なミーティングはできる限りビデオ通話にする
たとえ実際に会うわけではないにしても、互いの顔を見ながら話し合うのは、信頼感や相互理解の度合いを高め、コミュニケーションをよりインタラクティブにする効果があります。

音声だけのミーティングでは、どうしても小さな誤解やすれ違いが生まれてしまいがちです。重要なミーティングを実施する際は、できる限りビデオカンファレンスの形式にするのをおすすめします。

ミーティング中にコンテンツを共有する
ミーティングで話し合いをしながら、図表やドキュメントなど、必要なファイルをオンラインサービスで共有するのも有効です。ファイルの共有は、参加しているメンバーの関心や集中力を維持する効果があります。

また、リアルタイムでのファイル共有はミーティングのインタラクティブ性を高め、目的達成までの時間を短縮します。

ミーティングをしながらチャットも活用する
ミーティングの最中にメッセージングサービスのチャットを活用することは、各メンバーのミーティングに対するエンゲージメントを高め、ミーティングをより活発な議論の場にする効果があります。会話や議論の流れを阻害せずに素早くコミュニケーションを取り合う手段として、ぜひ積極的にチャットを利用してみましょう。

ここまでご紹介してきた3つの要素を取り入れることで、オンラインでのミーティングはもっと効果的に、そしてプロダクティブになるはずです。ただ、ビデオとファイルシェア、チャットをそれぞれ別のアプリケーションで行うのは、少し面倒ですよね。そこでおすすめしたいのが、ブロードソフトのUC-Oneです。UC-Oneなら、これらすべてがひとつのプラットフォームで簡単に完結します。

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