オフィスでのコミュニケーションをより効率的にするには

業務を円滑に、そして効率的に進めていくには、いかに社内で良いコミュニケーションを取れるかが重要な鍵となります。しかし残念ながら、多くの企業はこの社内コミュニケーションにおいて何らかの課題を抱えているようです。

オフィスでのコミュニケーションに不備や問題があると、徐々にビジネスの速度は落ち、生産性やクリエイティビティにも多大なる悪影響が及ぼされます。今回は、社内コミュニケーションがこうした悪循環に陥るのを防ぐためのヒントをご紹介します。

「何を伝えたいのか」を明確にする
オフィスでのコミュニケーションに問題を抱えているせいで、社内のスピード感や活気が失われるという現象は、どんな職場でも起こりえます。そして多くの場合、最も効果的な解決策は「あらゆるコミュニケーションにシンプルさを取り戻す」というアプローチです。

メールでも会議でもプレゼンでも、私たちはどうしても遠回しな言い方をしたり、分量や時間を伸ばしたりしがちです。しかし、こうした「テクニック」は、コミュニケーションを複雑にし、意味のない要素で飾り立てます。私たちはむしろ、「何を伝えたいのか」「何をしてほしいのか」「何が今問題になっているのか」といった話の核心を明確にし、できる限り端的でストレートなコミュニケーションを心掛けるべきなのです。

長々としたミーティングを改善するには
ほとんどのビジネスマンが、長々とした意味のないミーティングに辟易した経験が一度はあるでしょう。実際、 メールでの連絡やちょっとした電話会議で済むミーティングはかなり多いはずです。社内コミュニケーションを効率的にし、生産性を高めるには、まずミーティングの数自体を減らすことが欠かせません。

その上で、開催が必要なミーティングにおいても、時間をむやみやたらに伸ばさず、意味のある議論が行えるように工夫すべきです。たとえば1時間の予定の会議を開催する場合は、まずその時間は決して延長しないという方針を定めるのが良いでしょう。さらに、もしこれまでその1時間のほとんどを誰か一人の一方的な報告に費やしていたのなら、報告や発表は要点を絞って最初の15分だけに抑え、残りの時間でそれに対する具体的な議論を全員で行うようにしたほうが、遥かに有意義なミーティングとなるはずです。

飾りではなく「中身」がビジネスを前に進める
当たり前ですが、日々の業務やビジネス全体を前に進めるのは、電話やメールや会議で取り繕われる「飾り」の部分ではなく、その奥にある「中身」の部分です。それを忘れてしまうと、会議のための会議や、連絡のための連絡が頻発することになります。

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